Mittagessen an Ganztagsschulen

Betreff
Mittagessen an Ganztagsschule;
a) Neuvergabe von Verpflegungsdienstleistungen für 7 Schulen
b) Festlegung der Abrechnungsmodalitäten
c) Festlegung des Kostenbeitrages zum Mittagessen
Vorlage
1198/2021
Art
Vorlage KA

Beschlussvorschlag:

 

Für das Mittagessen in der Ganztagsschule wird nach § 85 Schulgesetze von den Eltern ein Kostenbeitrag in der Höhe der Kosten erhoben, welcher vom Schulträger je Mittagessen zu zahlenden ist.

 

Personal-, Investitions- und Betriebskosten werden darüber hinaus nicht auf den Kostenbeitrag umgelegt.

 

Der Kostenbeitrag muss aber mindestens in der Höhe erhoben werden, wie es der Schul- und Kulturausschuss des Landkreistages Rheinland-Pfalz empfiehlt.

Beschlussvorlage:

 

a) Auftragsvergabe über die Lieferung von Mittagsverpflegungen (Schulessen)

 

Die bisherigen Verträge der Verpflegungsdienstleistungen an 7 Schulen im Landkreis Kusel laufen zum Schuljahr 2022/23 aus. Es wurde daher erforderlich diese Dienstleistung in einem öffentlichen Verfahren neu auszuschreiben und zu vergeben.

 

Es wurde je Schule ein Los gebildet:

LOS (1) Siebenpfeiffer Gymnasium Kusel
Walkmühlstraße 9, 66869 Kusel
LOS (2) Integrierte Gesamtschule Schönenberg-Kübelberg/Waldmohr
St. Wendeler Str. 16, 66901 Schönenberg-Kübelberg
LOS (3) Jakob-Muth-Schule Förderschule L/S
Hollerstraße 2, 66869 Kusel
LOS (4) Paul-Moor-Schule, Förderschule G
Hollerstr. 4, 66869 Kusel
LOS (5) Realschule plus Kusel
Roßberg 1, 66869 Kusel
LOS (6) Realschule plus Lauterecken/Wolfstein, Standort Lauterecken
Sombernonstr. 1, 67742 Lauterecken
LOS (7) Realschule plus Lauterecken/Wolfstein, Standort Wolfstein
Im Tauchental 18, 67752 Wolfstein

 

Der Auftragszeitraum wurde auf 2 Jahre, mit einer möglichen einseitigen Verlängerungsoption seitens des Auftraggebers um weitere 2 Jahre, festgelegt.

 

Zeitraum der Ausführung regulär (2 Jahre)              01.08.2022 bis 31.07.2024

Mögliche Verlängerungsoption (+2 Jahre)               01.08.2024 bis 31.07.2026

 

Für die damit vergaberechtlich relevante mögliche Maximallaufzeit von 4 Jahren sowie unter Beachtung der DGE-Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung (KuPS) von 2019 wurde eine Kostenschätzung gemäß den Vorgaben des § 3 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV) durchgeführt.

 

Diese ergab einen geschätzten Preis je Essen von 4,29 € netto / 4,59€ brutto (7% MwSt.) bei ca. 33.067 Schulessen pro Jahr und damit ein Kostenvolumen:

 

 Bei 2 Jahren Vertragslaufzeit von 283.714,86 € (Netto) / 303.574,90 € (Brutto).

 Bei 4 Jahren Vertragslaufzeit von 567.429,72 € (Netto) / 607.149,80 € (Brutto).

 

Aufgrund der Anwendbarkeit der besonderen Schwellenwerte im Bereich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienstleistungen musste keine europaweite Ausschreibung erfolgen.

 

Die Dienstleistung wurde nach den Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVGO) am 19.10.2021 öffentlich ausgeschrieben.

 

Zur Submission, am 23.11.2021 um 14:00 Uhr lagen zu diesem Auftrag lediglich ein elektronisches Hauptangebot sowie ein elektronisches Nebenangebot von nur einem Bieterunternehmen vor. 

 

Bei der inhaltlichen und formalen Wertung musste kein Angebot ausgeschlossen werden.

Das eingereichte Nebenangebot stellt lediglich einen bedingten Preisnachlass bei Erhalt aller 7 Lose in Aussicht.

 

Die rechnerische, fachtechnische Prüfung und Wertung ergaben keine Auffälligkeiten.

 

Die Firma Gasthaus Zum Alten Keiler, Inhaber Herr Oliver Allmang, besitzt die fachlichen Voraussetzungen, um den Auftrag zuverlässig auszuführen.

 

Vergleich der Auftragssumme mit der in der für die Vergabe maßgebliche Kostenschätzung

Reguläre Vertragslaufzeit von 2 Jahre

Kostenschätzung

-brutto-

Auftragssumme

-brutto-

 

 

 

Geschätzter Preis je Essen

4,59€

303.574,90€

Preis je Essen Hauptangebot  

4,23€

279.515,36 €

Preis je Essen Nebenangebot 

4,12€

273.197,00 €

 

 

Vergabesumme unter der Kostenschätzung

30.377,90€

 

Die Vergütung erfolgt nach den tatsächlich gelieferten Essen nach Abrechnung mit der jeweiligen Schule.

 

Die Verwaltung empfiehlt die Vergabe des Auftrages zum angebotenen und geprüften Preis je Essen in Höhe von 3,85 € (netto) / 4,12 € (brutto) an die wirtschaftlichste Bieterin, die Firma Gasthaus Zum Alten Keiler, Inhaber Herr Oliver Allmang.

 

Die erforderlichen Finanzmittel werden im Ergebnishaushalt (Schuletat) bereitgestellt.

 

 

 

Beschlussvorschlag:

 

Der Kreisausschuss beschließt den Auftrag über sämtliche zu vergebenen Lose im Rahmen der Lieferung von Mittagsverpflegungen an den Schulen im Landkreis Kusel als ein Gesamtauftrag zu dem Preis je Essen in Höhe von 3,85 € (netto) / 4,12 € (brutto) an die wirtschaftlichste Bieterin, die Firma Gasthaus Zum Alten Keiler, 66887 Horschbach zu vergeben.

 

 

 

b) Festlegung der Abrechnungsmodalitäten (taggenaue oder pauschale Abrechnung)

 

Die Entgelte für die Mittagsverpflegung werden den Eltern derzeit nach den tatsächlich in Anspruch genommenen Mittagessen individuell in Rechnung gestellt. Hierzu erhalten die Schulen eine über ein Abrechnungsprogramm erstellte Excelliste, in welcher sie die An- und Abmeldungen zum Mittagessen vermerken müssen. Diese Aufstellung ist in der Schule, unabhängig von unserer Abrechnung zu erstellen, damit die tägliche Anzahl der benötigten Essen beim Caterer bestellt werden können. Diese Liste wird in das vorhandene Abrechnungsprogramm eingelesen. Auf Grund dieser Daten erfolgt die individuelle Abrechnung nach den tatsächlich bestellten Essen. Die Übersendung der jeweiligen Rechnung geschieht sodann im automatisierten Verfahren elektronisch (E-Mail) oder mittels Briefs (E-Post).

 

Der Rechnungshof hat empfohlen, diese individuelle Abrechnung durch eine pauschalierte Abrechnung zu ersetzen.

 

Die Akzeptanz der Mittagsverpflegung ist nach einer Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung, welche von der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V. (DGE) im Auftrag des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft als Teil von IN FORM – Deutschlands Initiative für gesunde Ernährung und Bewegung - 2019 durchgeführt worden ist, in großem Umfang auch davon abhängig, dass ein angemessenes Preis-, Leistungsverhältnis besteht.

 

Die bisher durchgeführte Spitzabrechnung ist eine Abrechnung nach den tatsächlichen Tagen, an welchen an der Mittagesverpflegung teilgenommen worden ist. Die Eltern bezahlen also nur die Mahlzeiten, die ihr Kind auch tatsächlich erhalten hat.

 

Bei der Pauschalabrechnung müssen die Eltern hingegen einen festen Betrag im Monat für die Verpflegung zahlen, unabhängig davon, an wie vielen Tagen das Kind tatsächlich an der Mittagsverpflegung teilgenommen hat. Krankheits- und Urlaubszeiten werden nicht bzw. nur am Durchschnitt bemessen berücksichtigt.

 

Ein pauschalierter Kostenbeitrag wäre nach Auffassung der Verwaltung für Schülerinnen und Schüler, welche nur unregelmäßig am Essen teilnehmen, sehr unattraktiv. Im September 2021 haben von 400 am Mittagessen teilnehmenden Personen nur 52 Schülerinnen und Schüler jeden Tag ein Mittagessen erhalten. 348 Personen haben an weniger als 4 Essen je Woche teilgenommen. Es ist zu befürchten, dass von diesen Personen viele bei einer pauschalierten Abrechnung nicht mehr am Mittagessen teilnehmen würden. Dies wiederrum führt zu einer geringeren Auslastung der vorhandenen Infrastruktur.

 

Entgegen der Auffassung des Rechnungshofes ist die Verwaltung der Auffassung, dass das derzeitige Abrechnungsverfahren keinen erheblichen Arbeitsmehraufwand darstellen und die Vorteile einer tagesgenauen Abrechnung (u.a. höhere Auslastung der Infrastruktur) überwiegen. Daher sollte es nach Einschätzung der Verwaltung bei der Spitzabrechnung verbleiben.

 

Eine mögliche Vereinfachung wird durch die Einführung eines internetbasierten Bestell- und Abrechnungssystems gesehen, da dadurch die Überwachung der An- und Abmeldungen bei dem Sekretariat der Schule entfallen würde. Dies konnte noch nicht eingerichtet werden, da zur Nutzung dieses Programmes in der Schule - dort insbesondere in der Mensa - eine gute Internetverbindung sowie eine stabile WLAN Vernetzung erforderlich ist. Diese wird aber erst im Rahmen des laufenden Breitbandausbaues sowie des Ausbaues der Infrastruktur im Rahmen des Digitalpaktes eingerichtet.

 

Für die Einrichtung der in Frage kommenden Software fallen einmalig 999 € an. Für die erforderlich Hardware wird je Schule mit einmaligen Kosten in Höhe von ca. 600 € kalkuliert. Darüber hinaus ist derzeit je verkauftem Essen 0,06 € als Lizenz- und Supportkosten an den Programmanbieter zu zahlen. Was bei jährlich ca. 33.067 verkauften Essen einen jährlichen Kostenaufwand von 1.984,02 € bedeutet.

 

Die Verwaltung empfiehlt, dass es bei der bisher praktizierte „Spitzabrechnung“ verbleibt.

 

Zur weiteren Vereinfachung des Bestell- und Abrechnungsverfahrens sollte ein internetbasiertes Bestell- und Abrechnungsprogramm eingeführt werden.

 

Beschlussvorschlag:

 

Es erfolgt weiterhin eine Abrechnung des Kostenbeitrages auf der Grundlage der tatsächlich bestellten Mittagessen („Spitzabrechnung“).

 

Die Verwaltung wird beauftragt, ein automatisiertes Bestell- und Abrechnungsverfahren einzuführen.

 

 

 

c) Festlegung der Höhe des Kostenbeitrages zum Mittagessen

 

Nach § 85 Schulgesetz können Eltern der Schülerinnen und Schüler, die eine Ganztagsschule besuchen, an den Aufwendungen sozial angemessen beteiligt werden; Entsprechendes gilt für volljährige Schülerinnen und Schüler.

 

Von den Eltern ist derzeit ein Kostenbeitrag für das Mittagessen in der Ganztagsschule zu entrichten, dessen Höhe sich nach den tatsächlichen Kosten, welche für die Essenslieferung zu zahlen ist, orientiert. Sonstige Kosten (Personal-, Investitions- und Betriebskosten) werden derzeit nicht auf den Essenspreis umgelegt.

 

Die vom Caterer gelieferten Mittagessen müssen u.a. den „DGE-Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen“ entsprechen. Diese Qualitätsrichtlinien sind eine wichtige Grundlage für eine vollwertige Schulverpflegung und Teil des Nationalen Aktionsplans „IN FORM – Deutschlands.

 

Um vor allem die Schülerinnen und Schüler, welche nicht am Ganztagsunterricht teilnehmen, zu bewegen, ebenfalls an diesem gesunden Schulessen teilzunehmen, sollte der Essenspreis attraktiv gehalten werden. Aus diesem Grund wird das Essen an unseren Schulen derzeit in der Weise subventioniert, dass lediglich die Kosten des Caterers von den Eltern zu zahlen sind. Die sonstigen Kosten werden vom Schulträger finanziert.

 

Der Landesrechnungshof regt an, die Essensgelder unter Einbeziehung sämtlicher Aufwendungen zu kalkulieren und den Kostenbeitrag der Eltern angemessen zu erhöhen.

 

In der Studie zu Kosten- und Preisstrukturen in der Schulverpflegung (KuPS) wurde u.a. festgestellt:

 

Der Verkaufspreis ist ein gesetzter und oft auch in der Höhe gedeckelter Preis, da Schulverpflegung eine wichtige gesellschaftliche Aufgabe darstellt und Eltern finanziell nicht überfordert werden sollen.“

 

Die Ausschreibung (Punkt a der Vorlage) hat ergeben, dass ab dem Schuljahr 2022/23 für das Mittagessen 4,12 € an den Caterer zu zahlen sind.

 

Im Rahmen der Prüfung durch den Landesrechnungshof wurden ermittelt, dass 2019 bei etwa 33.000 ausgegebenen Mittagessen Personalkosten von ca. 2,38 € je ausgegebenen Essen angefallen sind. Investitions- und Betriebskosten wurden hierbei noch nicht ermittelt.

 

Werden diese Personalkosten in voller Höhe auf die Eltern umgelegt, würde sich (ohne Berücksichtigung der inzwischen eingetretenen Personalkostensteigerung) bereits ein Verkaufspreis je Essen von mindestens 6,50 € ergeben.

 

Dieser Preis würde nach Einschätzung der Verwaltung den Großteil der Eltern überfordern und auch die Akzeptanz des Essens erheblich verringern.

 

Der in der Studie genannte Essenpreis, welcher im Bundesdurchschnitt für das von uns angewendete Bewirtschaftungssystem erhoben wird, betrug 2019 3,31 €. Unter Berücksichtigung der Kostensteigerung gemäß dem Verbraucherpreisindex für Deutschland entspricht dies einem aktuellen Preis von ca. 3,52 €.

 

Nach einem Beschluss des Schul- und Kulturausschusses des Landkreistages Rheinland-Pfalz vom 05.11.2013 wird den Schulträgern in Rheinland-Pfalz anheimgestellt, dass diese, als sozial angemessener Kostenbeitrag für das Mittagessen an der Ganztagsschule, einen Betrag erheben sollen, der dem Wert für eine Mahlzeiten laut der Sozialversicherungsentgeltverordnung entspricht. Dieser Wert beträgt seit dem 01.01.2021 3,47 €.

 

Ein Kostenbeitrag ohne Berücksichtigung von Personal-, Betriebs- und Investitionskosten überschreitet bereits beide Referenzwerte.

 

Die Verwaltung schlägt daher vor, dass ein Kostenbeitrag der Eltern zum Mittagessen in der Ganztagsschule in Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten erhoben wird. Personal-, Betriebs- und Investitionskosten sollten nicht auf den Essenspreis umgelegt werden.

 

Der Kostenbeitrag würde demnach ab dem 01.08.2022 4,12 € betragen. Bei Einführung des automatisierten Bestell- und Abrechnungssystems (Buchstabe. B der Vorlage) erhöht sich dieser Kostenbeitrag um die hierdurch anfallenden laufenden Kosten in Höhe von z.Zt. 0,06 € je Essen.